Comprendre les exigences Qualiopi

Voici le guide de compréhension du référentiel Qualiopi

Critère 1.1 Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Indicateur : Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable
sur les prestations proposées :
– prérequis
– objectifs
– durée
– modalités et délais d’accès
– tarifs
– contacts
– méthodes mobilisées
– modalités d’évaluation
– accessibilité aux personnes handicapées.

preuve : Tous supports et outils d’information :
– plaquette
– ré-seaux sociaux
– sites internet
– supports de publicité
– salons
– supports de contractualisation
– conditions générales de vente.
Pour les CBC : tout support rappelant le cadre légal et réglementaire du bilan de compétences, ses objectifs, son financement.

Critère 1.2 Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Indicateur : Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à :
– la nature des prestations mises en œuvre
– des publics accueillis.

Preuve : Tous supports et outils d’information :
– rapports d’activités
– bilans
– résultats d’enquêtes
– indicateurs de performance
– Pour les CFA : ratio du nombre d’apprentis ayant obtenu la certification sur le nombre d’apprentis
– Pour les CBC : nombre de bénéficiaires en début et en fin d’accompagnement, taux de réalisation des entretiens de suivi à six mois, nature et nombre d’enquêtes-terrain réalisées par les bénéficiaires pour valider leur projet.
– Pour la VAE. : nombre de candidats accompagnés, taux de réussite globale, taux de réussite sur les diplômes les plus demandés (validation totale, partielle, jusqu’au contrôle complémentaire), taux de satisfaction des clients 

Critère 1.3 Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Indicateur : Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur :

– les taux d’obtention des certifications préparées
– les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences
– les équivalences
– les passerelles
– les suites de parcours et les débouchés

Preuve : Tous supports et outils d’information :
– Plaquette
– réseaux sociaux
– sites internet
– supports publicité
– salons
– supports de contractualisation
– taux d’obtention d’une certification pour les formations certifiantes
– trajectoires d’évolution des bénéficiaires à l’issue de la prestation insertion ou mobilité. 

Critère 2.4 L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

Indicateur : Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).

Preuve : Tout support synthétisant les besoins identifiés du bénéficiaire ou d’un groupe de bénéficiaires :
– grilles d’analyse
– diagnostics préalables
– dossiers d’admission
– comptes rendus d’entretiens
– critères de détermination
– Pour la VAE : contractualisation de l’accompagnement décrivant notamment la méthode, les modalités individuelles et collectives 

Critère 2.5 L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

Indicateur : Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.

Preuve :
– Tous supports et outils d’analyse
– Existence d’indicateurs de suivi et de résultats
– Supports de contractualisation
– Pour la VAE : fiches de travail formalisant le cadre de travail avec le bénéficiaire, programme de travail avec durées prévues, entretiens avec accompagnateurs. 

Critère 2.6 L’identification précise des objectifs des prestations
proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics
bénéficiaires lors de la conception des prestations

Indicateur : Le prestataire établit :
– les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation
– les contenus et les modalités adaptés aux objectifs définis et aux publics
bénéficiaires.

Preuve : Parcours :
– déroulés et séquences
– grilles et modalités d’évaluation
– modalités techniques et pédagogiques d’accompagnement : en présentiel, à distance ou en mixte (blended learning, synchrone ou asynchrone).
– Supports de contractualisation
– Support de réalisation
– modalités de mise en œuvre
– référentiels des diplômes
– guide pratique du déroulé de la prestation, avec la durée et le calendrier. 

Critère 2.7 L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

 

Indicateur : Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.

Preuve : Tableau croisé :
– contenu de la formation
– référentiel de compétences 

Critère 2.8 L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

Indicateur : Le prestataire détermine :
– les procédures de positionnement des acquis à l’entrée de la prestation
– les procédures d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation

Preuve :
– Diagnostic préalable
– Entretien
– Évaluation des acquis à l’entrée :
(Quizz, QCM, Exercice, Mise en situation, Test)
– Outils de mesure des écarts en termes de compétences à acquérir ou à faire valider _procédures de positionnement et/ou conditions d’accès 

Critère 3.9 L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

Indicateur : Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

Preuve :
– Règlement intérieur
– Livret d’accueil
– Convocation
– Conditions générales d’utilisation (CGU)
– Noms des référents pédagogiques et administratifs
– Organigramme
– Aspects périphériques à la formation (hébergement, restauration, transport, rémunération…)
– Modalités d’accès des personnes en situation de handicap. 

Critère 3.10 L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

Indicateur : Le prestataire met en œuvre et adapte :
– La prestation
– L’accompagnement e
– Le suivi aux publics bénéficiaires.

Preuve :
– Durées et contenus des prestations
– Emplois du temps
– Groupes de niveaux
– Entretiens
– Fonction dédiée (référent pédagogique)
– Livret de suivi pédagogique (centre/entreprise)
– Séquences d’accompagnements et/ou de médiation. 

Critère  3.11 L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

Indicateur : Le prestataire évalue l’atteinte par les
publics bénéficiaires des objectifs de la
prestation.

Preuve :
– Outils d’évaluation des acquis en cours et en fin de prestation (à chaud et à froid)
– Outils d’auto-évaluation mis à la disposition des bénéficiaires
– Bilans intermédiaires,
– Comptes-rendus
– Taux de réussite aux certifications professionnelles et concours
– Livret de compétences
– Preuve de délivrance de la certification. 

Critère 3.12 L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations
et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi
et d’évaluation mises en œuvre

Indicateur : Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour :
– Favoriser l’engagement des bénéficiaires
– Prévenir les ruptures de parcours

Preuve :
– Procédure de gestion des abandons et de relance systématique
– Listing de relances téléphoniques
– Carnet de rendez-vous
– Outils et méthodes favorisant l’implication du bénéficiaire (documents co-construits, espaces partagés)
– Enquêtes terrain
– Plateforme pédagogique
– Variété des modalités pédagogiques 

Critère 3.13 L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

Indicateur : Pour les formations en alternance,le prestataire, en lien avec l’entreprise :
– anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme
– assure la coordination et la progressivité des apprentissages realizes en centre de formation et en entreprise.

Preuve : Tout outil de liaison entre l’entreprise, le bénéficiaire
et le prestataire :
– carnet de suivi
-preuves de dialogue entre prestataire et tuteurs pour l’adaptation
-plannings.
-comptes rendus d’entretien ou de visite d’entreprise.
-tableau de bord dématérialisé. 

Critère 3.14  L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations
et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi
et d’évaluation mises en œuvre

Indicateur : Le prestataire met en œuvre un :
accompagnement socio-professionnel
– éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté

Preuve :
– Mise en place de projets spécifiques d’activités sportives
– ateliers culturels
– éducation aux écrans
– culture à l’exercice de la citoyenneté
– dispositifs d’aides financières
– listes des intervenants sociaux
-dispositif d’accompagnement des apprenants dans le centre
(restauration, foyer, internat).

Critère 3.15 L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

Indicateur : Le prestataire informe les apprentis de leurs:
– droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés
– règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel

Preuve :
–  Réglement intérieur
– Supports d’informations
– Supports de contractualisation
– Compte-rendu de réunions d’informations collectives
– Livret d’accueil. 

Critère 3.16 L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

Indicateur : Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

Preuve :
– Procès-verbal des sessions d’examen
– Livret d’évaluations réalisées en cours de formation
– Attestations 

Critère 4.17 L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

Indicateur : Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié :
– Conditions,
– Locaux,
– Équipements,
– Plateaux techniques

Preuve :
– Bail ou contrat de location précisant la conformité des locaux pour l’accueil du public
– Document unique d’évaluation des risques professionnels
– Matériel adéquat (vidéo projecteur, paper-board, ordinateur, équipements spécifiques, chantiers pédagogiques, salles de langues, plateaux techniques, plateformes LMS, aides à la connexion à distance, planning d’intervention, espace documentaire, plateforme pédagogique)
– CV
– Supports méthodologiques
– Convention de formation (formation en intra notamment)
– Contrats de prestations 

Critère 4 .18 L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

Indicateur : Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externs :
– Pédagogiques,
– Administratifs
– Logistiques
– Commerciaux

Preuve :
– Organigramme fonctionnel avec les champs d’intervention :
– Pédagogique
– Technique
– Commercial
– Social
– Liste des intervenants/contributeurs
– Contrats de travail
– Prestations de service
– Fiches de poste
– Liste des référents pédagogiques
– Administratifs et handicap 

Critère 4.19 L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

Indicateur : Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

Preuve : Ressources pédagogiques mises à disposition des bénéficiaires :
– Supports de cours/d’explicitation des compétences
– Vidéos
– Fiches pratiques
– Outils d’exploration du monde du travail et projections professionnelles),
– Liste des ressources documentaires en lien avec les domaines ciblés par la prestation dont dispose le prestataire (fiches rncp…)
– Typologie des ressources pédagogiques (internet, abonnements revues spécialisées, centre de ressources)
– Modalités d’accès aux ressources pour les bénéficiaires
– Les équipes pédagogiques
– Modalités activées pour faciliter l’utilisation et l’appropriation par les bénéficiaires des ressources (présentiel, à distance, espace partagé)
– Dispositif de veille et d’actualisation des ressources pédagogiques
Pour les CBC : espace documentaire ou outils dématérialisés ou plateforme pédagogique numérique,
données socio-économiques relatives au projet professionnel, modalités d’appui à l’exploration des hypothèses d’évolution professionnelle (supports, liste
de personnes ressources, ateliers) 

Critère 4.20 L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

Indicateur : Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

Preuve :
– Nom et qualité des membres du conseil de perfectionnement (dernier compte-rendu et/ou procès-verbal)
– Nom et qualité des personnes dédiées à la mobilité (nationale et internationale)
– Nom du référent handicap et procès-verbal de sa nomination. 

Critère 5.21 La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

Indicateur : Le prestataire détermine, mobilise et évalue les :
– compétences des différents intervenants internes et/ou externs
– compétences adaptées aux prestations

Preuve :
– Analyse des besoins de compétences et modalités de recrutement
– Modalité d’intégration des personnels,
– Entretiens professionnels
– Curriculum vitae des formateurs
– Formations initiales et continues des formateurs
– Sensibilisation des personnels à l’accueil du public en situation de handicap
– Processus d’accueil des nouveaux professionnels
– Echanges de pratiques
– Plan de développement des compétences
– Pluridisciplinarité des intervenants (par la composition des équipes ou la capacité de mobilisation de personnes ressources). 

Critère 5.22 La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

Indicateur : Le prestataire entretient et développe les :
– compétences de ses salarie, adaptées aux prestations qu’il délivre.

Preuve :
– Mobilisation de différents leviers de formation/professionnalisation
– Qualification des personnels recherche-action, plan de développement des compétences
– Entretien professionnel
– Communauté de pairs
– Groupe d’analyse et d’échange de pratiques
– Diffusion de documents d’information sur les possibilités de formation et de qualification tout au long de la vie (CPF, VAE, etc.). 

Critère 6.23 L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Indicateur : Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

Preuve :
– Abonnements
– Adhésions
– Participation aux salons professionnels
– Conférences, groupes normatifs
– Actualisation des supports d’information (publicité) ou de contractualisation, des dispositifs mobilisés (règles CPF) en fonction des évolutions juridiques.
Pour la VAE : documentation à jour sur le cadre légal du droit individuel à la VAE et de ses modalités de financement. 

Critère 6.24 L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Indicateur : Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des:
– compétences
– métiers
– emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements

Preuve :
– Veille économique et documents y afférents
– Participations à des conférences, colloques, salon, adhésion à un réseau professionnel (syndicat, fédération, forums)
– Abonnements à des revues professionnelles.
– Diffusion des éléments issus de la veille au personnel du prestataire
– Évolutions apportées au contenu des prestations proposées 

Critère 6 .25 L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Indicateur : Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

Preuve :
– Veille économique et documents y afférents
– Participations à des conférences
– Colloques, salon, groupes de réflexions et d’analyse de pratiques
– Adhésion à un réseau professionnel (syndicat, fédération, forums)
– Abonnements à des revues professionnelles
– Diffusion des éléments issus de la veille au personnel du prestataire
– Évolutions apportées au contenu des prestations proposées 

Critère 6.26  L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Indicateur : Le prestataire mobilise les:
– expertises
– outils et réseaux nécessaires pour accueillir
– accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap

Preuve :
– Liste des partenaires du territoire à même d’intervenir sur le Fonds handicap devant être accessible auprès de toute personne à même de réorienter le public en situation de handicap, preuves de cette réorientation.
– Participation aux instances et manifestation des partenaires
– compte-rendu de rencontres
– Compétences et connaissances du référent handicap. 

Critère 6.27  L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Indicateur : Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

Preuve :
– Contrats de prestations de service
– Tous les éléments qui permettent de démontrer les modalités de sélection et de pilotage des sous-traitants (process de sélection
– Justificatifs présentés par les sous-traitants et les salariés portés
– Animation qualité dédiée, charte) 

Critère 6.28 L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Indicateur : Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire :
– mobilise son réseau de partenaires socioéconomiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.

Preuve :
– Comités de pilotage
– Comptes rendus de réunions
– Liste des entreprises partenaires
– Conventions de partenariats
– Contacts réseau SPE
– Livret alternance
– Informations sur partenariats. 

Critère 6.29 L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Indicateur : Le prestataire développe des :
– actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Preuve : Actions visant à favoriser l’insertion professionnelle des apprenants :
– salon d’orientation
– visite d’entreprise
– atelier CV/lettre de motivation,
– aide à la recherche d’emploi
– réseau d’anciens élèves
Actions de promotion de la poursuite d’étude, partenariats avec des acteurs de l’insertion et de l’emploi et avec le monde professionnel. 

Critère 7.30 Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

Indicateur : Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes :
– Bénéficiaires
– Financeurs
– Équipes pédagogiques et entreprises concernées

Preuve :
– Enquête de satisfaction
– Questionnaire
– Compte-rendu d’entretiens
– Évaluation à chaud et/ou à froid
– Analyse et traitement des appréciations formulées par les parties prenantes
Pour les CBC : questionnaire d’évaluation à l’issue du bilan et à 6 mois. 

Critère 7.31 Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

Indicateur : Le prestataire met en œuvre des:
– modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes
– réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation

Preuve : Description et mise en œuvre de ces modalités :
– accusé de réception des réclamations et réponses apportées aux réclamants,
– enquêtes de satisfaction
– analyse et de traitement des réclamations formulées par les stagiaires
– système de médiation 

Critère 7.32 Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

Indicateur : Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

Preuve :
– Identification et réflexion sur les causes d’abandon ou les motifs d’insatisfaction, plans d’actions d’amélioration, mise en œuvre d’actions spécifiques.
– Pour la VAE : partage des résultats de l’accompagnement (nombre de candidats en début et fin d’accompagnement, taux et causes d’abandon, taux de réussite à la VAE)

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