Cas d'accompagnement

Créer son organisme de formation de A à Z

Du choix du statut à la certification Qualiopi, en passant par la déclaration d'activité et le système qualité : nous balisons chaque étape pour que vous vous lanciez sans faux pas.

Le point de départ

Comment créer un organisme de formation ?

Un organisme de formation est une structure déclarée qui dispense des actions de formation professionnelle au sens du Code du travail. La création repose sur une suite d'étapes administratives et qualité bien précises — chacune avec ses pièges. Chez QF Qualité Formation, nous avons balisé ce parcours pour des centaines d'OF depuis 2009 et savons exactement où se nichent les erreurs qui retardent ou bloquent le lancement.

La première brique est juridique : choisir une structure (micro-entreprise, EURL, SARL, association…) adaptée à votre projet de formation, à votre volume d'activité prévu et à votre régime fiscal. Vient ensuite la déclaration d'activité auprès de la DREETS, à déposer dans les 3 mois suivant votre première prestation de formation, qui vous attribue un numéro de déclaration d'activité (NDA). Ce numéro ne vaut pas agrément qualité : c'est une simple formalité déclarative. Comme le précise le portail Service-Public, le NDA doit figurer sur tous vos documents contractuels, accompagné de la mention réglementaire obligatoire.

Vous devez aussi tenir une comptabilité dédiée et produire chaque année un bilan pédagogique et financier (BPF) transmis à la DREETS. Enfin, pour accéder aux financements publics et mutualisés — CPF, OPCO, France Travail, Transitions Pro, Régions — la certification Qualiopi devient indispensable. Cette obligation découle de la loi du 5 septembre 2018 sur la liberté de choisir son avenir professionnel. Sans elle, votre organisme ne peut ni facturer les OPCO ni proposer de formations finançables sur le CPF.

Le parcours

Les étapes que nous sécurisons avec vous

Statut & cadrage

Choix de la structure juridique (SASU, SARL, EI, auto-entrepreneur, association), du régime fiscal et social, et définition précise de votre offre de formation : catégories d'actions, publics cibles, modalités pédagogiques. Une erreur de statut en amont peut bloquer l'accès à certains financeurs. Nous cadrons avec vous le montage le plus adapté à votre projet et à votre fiscalité.

Déclaration d'activité

Constitution du dossier complet et dépôt auprès de la DREETS territorialement compétente dans les 3 mois suivant votre première prestation. Nous préparons chaque pièce justificative pour obtenir votre NDA sans délai supplémentaire ni demande de complément, et rédigeons les mentions légales obligatoires à faire figurer sur vos documents.

Système qualité

Mise en place des procédures, modèles de documents, indicateurs et preuves conformes aux 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité. Tout est tracé et auditable dès le départ, pour que votre dossier Qualiopi soit solide et que vous ne repartiez pas de zéro lors du premier audit officiel.

Certification Qualiopi

Préparation à l'audit initial via un audit blanc complet, identification des écarts résiduels, puis passage devant l'organisme certificateur accrédité COFRAC. Le certificat est valable 3 ans, avec un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois. Dès sa délivrance, vous accédez aux financements CPF, OPCO et France Travail.

Vos obligations

Ce que la loi exige d'un organisme

📄

Déclaration & NDA

La déclaration d'activité doit être déposée auprès de la DREETS dans les 3 mois suivant votre première prestation de formation. Une fois le numéro de déclaration d'activité (NDA) obtenu, il doit figurer sur tous vos devis, conventions, contrats et attestations de formation. La loi impose également d'y adjoindre la mention explicite « cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État ». L'absence ou l'oubli de cette mention expose l'organisme à des sanctions administratives. Romain Rissoan et l'équipe QF Qualité Formation veillent à la conformité de tous vos documents dès la création.

📊

Comptabilité & BPF

La réglementation impose une comptabilité entièrement séparée de vos autres activités professionnelles. Chaque année, avant le 30 avril, vous devez transmettre à la DREETS votre bilan pédagogique et financier (BPF) : nombre de stagiaires, heures de formation dispensées, chiffre d'affaires formation. Ce document sert de base aux contrôles administratifs et conditionne le maintien de votre NDA. Nous accompagnons la mise en place d'un suivi comptable rigoureux, compatible avec les exigences Qualiopi.

📝

Documents de formation

Pour chaque action de formation, la loi exige un ensemble documentaire précis : convention ou contrat de formation signé avant le début de la prestation, programme détaillé avec objectifs pédagogiques, feuilles d'émargement signées par demi-journée, évaluations des acquis et attestation de fin de formation remise au stagiaire. Ces documents constituent aussi les preuves exigées par le Référentiel National Qualité. Nous mettons à votre disposition des modèles conformes et prêts à l'emploi dès le démarrage de votre activité.

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Questions fréquentes

Vos questions sur la création

Comment créer un organisme de formation ?

Créer un organisme de formation suppose de choisir un statut juridique adapté (SASU, SARL, EI, auto-entrepreneur, association), de réaliser une première prestation de formation, puis de déposer une déclaration d'activité auprès de la DREETS dans les 3 mois. On obtient alors un numéro de déclaration d'activité (NDA), à faire figurer sur tous les documents contractuels. Ce NDA ne vaut pas agrément qualité. La certification Qualiopi est ensuite nécessaire pour accéder aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, France Travail). QF Qualité Formation sécurise chacune de ces étapes.

Faut-il un diplôme pour ouvrir un organisme de formation ?

Non, aucun diplôme spécifique n'est exigé par la réglementation française pour créer un organisme de formation. Vous devez toutefois être en mesure de démontrer des compétences pédagogiques et techniques réelles sur votre domaine d'intervention — c'est précisément ce que vérifie le Référentiel National Qualité à travers ses indicateurs sur la qualification des intervenants. Vous devez par ailleurs respecter l'ensemble des obligations légales : déclaration d'activité, comptabilité dédiée, bilan pédagogique et financier annuel, et production de tous les documents contractuels conformes. Romain Rissoan, formateur certifié Qualiopi depuis plus de dix ans, vous guide dans la structuration de ces preuves de compétences.

Quel est le coût de création d'un organisme de formation ?

La déclaration d'activité est gratuite. Les frais d'immatriculation de la structure (greffe, annonces légales) restent modestes selon la forme juridique choisie. Les coûts principaux portent sur la structuration du système qualité — procédures, documents, outils de suivi — sur l'éventuel accompagnement externe et sur l'audit de certification Qualiopi facturé par l'organisme certificateur accrédité COFRAC. Ce dernier coût varie selon la taille et le périmètre de l'organisme. Notre diagnostic initial, offert sans engagement, permet de chiffrer précisément chaque poste et de planifier votre calendrier de lancement et de certification. Nous expliquons aussi pourquoi créer un organisme de formation en France a du sens économiquement, et pourquoi le logiciel de gestion est central dès la création.