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Choix du logiciel de gestion
Avant de choisir un outil, nous rédigeons un cahier des charges qui part de vos besoins réels : volume de stagiaires, types de dispositifs (présentiel, distanciel, AFEST), obligations de preuve Qualiopi et contraintes budgétaires. Nous effectuons ensuite un comparatif structuré des ERP et LMS du marché francophone, et vous présentons une sélection courte avec les avantages et limites de chaque option. Vous choisissez en connaissance de cause, sans pression commerciale d'un revendeur.
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Dématérialisation des preuves
Le RNQ exige des preuves tangibles pour chacun de ses 32 indicateurs : programmes, convocations, feuilles d'émargement, évaluations, bilans de satisfaction, attestations de fin de formation. Nous organisons la structure de stockage et d'archivage de ces documents — arborescence claire, nommage normalisé, durées de conservation — pour que votre dossier de preuves soit consultable en quelques minutes le jour de l'audit, qu'il soit dématérialisé ou hybride.
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Émargement & signature
Les feuilles d'émargement et les attestations de présence sont des preuves centrales pour plusieurs indicateurs du RNQ. Nous mettons en place l'émargement numérique (tablette ou application mobile) et la signature électronique qualifiée pour les conventions et attestations, en choisissant des solutions reconnues et opposables. Ces outils suppriment le risque de perte de documents papier et facilitent l'archivage automatique directement dans votre ERP de gestion.
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Connexion EDOF
Pour les organismes référencés sur EDOF, le suivi des sessions CPF impose des remontées d'informations précises vers la Caisse des Dépôts : entrées/sorties stagiaires, taux de présence, évaluations. Nous articulons votre outil de gestion avec EDOF pour automatiser ces flux, réduire les saisies manuelles sources d'erreurs, et éviter les rejets de facturation qui bloquent les paiements. Une connexion bien paramétrée est aussi un gage de conformité lors des contrôles de France Compétences.
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Automatisation administrative
Rédiger manuellement chaque convention, relancer les évaluations, compiler le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel obligatoire : ces tâches répétitives consomment un temps considérable que vos équipes pourraient consacrer à la pédagogie. Nous identifions les flux automatisables dans votre système d'information — génération de documents, envoi de mails de relance, consolidation des données BPF — et configurons les automatisations adaptées à votre outil, sans développement sur mesure coûteux.
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RGPD & sécurité
Un organisme de formation collecte et traite des données personnelles sensibles : identité des stagiaires, résultats d'évaluation, coordonnées d'entreprises clientes. Le RGPD impose un registre des traitements, des durées de conservation définies et des mesures de sécurité proportionnées. Nous auditons votre parc logiciel sous cet angle, mettons en place le registre des traitements, paramétrons les durées d'archivage dans vos outils et vérifions que vos sous-traitants techniques (hébergeur, LMS) respectent les exigences européennes.