Créer un organisme de formation : les 8 étapes obligatoires

Créer un organisme de formation est plus simple qu'on ne le croit — à condition de respecter l'ordre des opérations. Le secteur de la formation professionnelle est encadré par le Code du travail, renforcé par la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, qui a notamment instauré la certification Qualiopi. Chez QF Qualité Formation, Romain Rissoan et son équipe accompagnent des porteurs de projet depuis la genèse jusqu'au premier audit. Voici les 8 étapes que nous déroulons systématiquement, dans l'ordre, pour sécuriser chaque création.

Phase 1 — Constituer et lancer votre organisme

Les trois premières étapes posent les fondations de votre organisme : la forme juridique, la définition de l'offre et la première prestation, fait générateur de la déclaration d'activité.

1. Choisir son statut juridique

Micro-entreprise, EI, EURL, SARL, SAS, association… Le choix dépend de votre volume d'activité, de votre régime fiscal et de vos perspectives. Un formateur indépendant démarrera souvent en micro ou en EI ; un projet plus ambitieux justifiera une société.

La micro-entreprise présente l'avantage d'une création quasi-immédiate et d'une gestion allégée, mais elle plafonne le chiffre d'affaires (77 700 € en 2026 pour les prestations de services) et ne permet pas de déduire les charges réelles. L'EURL ou la SASU offrent davantage de souplesse pour accueillir des associés ou lever des fonds ultérieurement. L'association loi 1901 convient aux projets à but non lucratif, mais impose une gestion désintéressée et une gouvernance collégiale. Au-delà du régime fiscal, pensez à l'image vis-à-vis de vos futurs donneurs d'ordre institutionnels : une structure en société inspire souvent plus de confiance lors d'appels d'offres publics ou de référencements OPCO. Nous conseillons systématiquement de consulter un expert-comptable avant d'immatriculer, car le choix du statut conditionne aussi la nature de votre protection sociale en tant que dirigeant.

2. Définir son offre de formation

Avant toute formalité, clarifiez vos actions : objectifs, public, modalités, programmes. C'est ce qui conditionnera votre catégorie déclarée et, plus tard, votre périmètre Qualiopi.

Le Code du travail distingue plusieurs catégories d'actions concourant au développement des compétences : actions de formation, bilans de compétences, VAE, formations par apprentissage. Chaque catégorie engage des obligations spécifiques et un périmètre d'indicateurs RNQ distinct. Il est donc essentiel de définir précisément votre offre avant de vous immatriculer. Pour chaque formation, formalisez au minimum : les objectifs pédagogiques mesurables, le public visé et les prérequis, les modalités (présentiel, distanciel, mixte), la durée et le rythme, ainsi que les modalités d'évaluation des acquis. Ces éléments constitueront le socle de vos supports de communication (indicateur 1 du RNQ) et de vos conventions (indicateur 2). Un programme flou à cette étape se traduira, en audit, par des non-conformités évitables.

3. Réaliser une première prestation

La déclaration d'activité ne peut se faire qu'après une première prestation de formation (convention ou contrat à l'appui). C'est le fait générateur de la déclaration.

Cette première prestation doit être une action entrant dans les catégories légales prévues par le Code du travail. Elle doit être formalisée par une convention de formation ou un contrat de formation professionnelle, selon que le bénéficiaire est une entreprise ou un particulier. Sans ce document, la DREETS ne peut enregistrer votre déclaration. Nous recommandons de ne pas bâcler cette étape : la convention doit comporter les mentions obligatoires (intitulé, objectifs, durée, programme, tarif, modalités de suivi et d'évaluation). Elle constitue votre première preuve documentaire et, à terme, la pièce de référence pour votre dossier de déclaration. Si vous réalisez cette première action auprès d'un proche ou d'un réseau professionnel, assurez-vous tout de même que le formalisme est complet — l'auditeur Qualiopi examinera ces premières conventions comme tout autre dossier apprenants.

Phase 2 — Déclarer votre activité

Une fois la première prestation réalisée, deux démarches officialisent votre organisme auprès de la DREETS et lui donnent son identité administrative.

4. Déposer la déclaration d'activité

Dans les 3 mois suivant cette première prestation, vous déposez votre déclaration d'activité auprès de la DREETS de votre région, conformément au Code du travail. Le dossier comprend notamment la première convention et le programme.

La déclaration s'effectue via le portail Mon Activité Formation (anciennement formulaire Cerfa). Vous devrez fournir : les statuts ou l'extrait Kbis de votre structure, le curriculum vitae du responsable pédagogique, le programme de la première formation réalisée et la convention ou le contrat correspondant. Le délai de 3 mois est impératif : passé ce délai, votre activité est considérée comme exercée illégalement. Si vous dépassez ce délai par inadvertance, il est toujours possible de régulariser en déposant sans délai supplémentaire, mais nous vous conseillons vivement d'anticiper. Une fois le dossier déposé et contrôlé, la DREETS enregistre votre déclaration et vous attribue votre numéro de déclaration d'activité (NDA) sous quelques semaines.

5. Obtenir le numéro de déclaration d'activité (NDA)

La DREETS vous délivre votre NDA. Attention : ce numéro est une formalité déclarative, pas un label qualité. Vous devez d'ailleurs afficher la mention « Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État » sur vos documents.

Le NDA est composé de 11 caractères et identifie votre organisme auprès des financeurs, des OPCO et de France Compétences. Il doit figurer sur toutes vos conventions de formation, contrats, programmes et factures. Son obtention ne signifie pas que vous êtes autorisé à accéder aux financements publics ou mutualisés : pour cela, la certification Qualiopi reste nécessaire. Le NDA peut être suspendu ou retiré si votre organisme ne remplit plus les conditions légales d'exercice, ou si votre déclaration est reconnue irrégulière. Nous conseillons de vérifier régulièrement les mentions obligatoires portées sur vos documents commerciaux, en particulier lors de changements de dénomination, d'adresse ou de périmètre d'activité. Tout changement substantiel doit faire l'objet d'une mise à jour auprès de la DREETS sous deux mois.

Phase 3 — Sécuriser et certifier votre activité

Les dernières étapes pérennisent votre activité et ouvrent l'accès aux financements : obligations comptables, conformité documentaire et certification Qualiopi.

6. Mettre en place la comptabilité et le BPF

Vous devez tenir une comptabilité distincte de votre activité de formation et transmettre chaque année votre bilan pédagogique et financier (BPF). C'est une obligation dont l'oubli peut entraîner la caducité de votre déclaration.

Le BPF est à transmettre avant le 30 avril de chaque année pour l'exercice précédent, via la plateforme Mon Activité Formation. Il récapitule le nombre de stagiaires, le volume d'heures dispensées, les produits financiers issus de la formation et les dépenses associées. Cette obligation s'impose à tous les organismes déclarés, quelle que soit leur taille. La comptabilité distincte signifie concrètement que les recettes et les dépenses de formation doivent être identifiables séparément dans votre comptabilité générale — ce qui implique, selon votre structure, l'ouverture d'un compte bancaire dédié ou a minima un plan comptable annoté. L'absence de BPF ou le non-respect de la comptabilité séparée constitue une cause de radiation de votre déclaration. Nous intégrons systématiquement ce volet dans notre accompagnement à la création d'organisme de formation.

7. Sécuriser RGPD et documents

Conventions, programmes, feuilles d'émargement, évaluations, attestations : formalisez vos documents type. Mettez aussi votre traitement des données apprenants en conformité avec le RGPD — un point que nous intégrons dans votre système d'information.

La documentation est à la fois une obligation légale et le carburant de votre audit Qualiopi. Pour chaque action de formation, vous devez être en mesure de produire : la convention signée, le programme détaillé, les feuilles d'émargement par demi-journée, les résultats des évaluations de satisfaction et des acquis, et l'attestation de fin de formation. Ces documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans. Sur le volet RGPD, les données collectées sur vos apprenants (identité, évaluations, résultats) constituent des données à caractère personnel : leur traitement doit faire l'objet d'une base légale, d'une durée de conservation définie et d'une information claire des personnes concernées. Désigner un référent RGPD interne, même informel, et tenir un registre des traitements sont des actions simples qui évitent des difficultés en cas de contrôle. Nous proposons des modèles de documents conformes, directement intégrés dans le système de gestion que nous mettons en place pour nos clients.

8. Obtenir la certification Qualiopi

Dernière étape, et porte d'entrée des financements : la certification Qualiopi. Elle n'est obligatoire que si vous visez les fonds publics et mutualisés (CPF, OPCO, France Travail), mais elle est devenue un standard de marché. Comptez 2 à 4 mois pour boucler l'ensemble du parcours avec un accompagnement.

La certification Qualiopi est délivrée par un organisme certificateur accrédité COFRAC à l'issue d'un audit initial. Le certificat est valable trois ans, avec un audit de surveillance obligatoire entre le 14e et le 22e mois. Le renouvellement doit être engagé avant l'échéance du certificat pour ne pas perdre l'accès aux financements. Le Référentiel National Qualité (RNQ) sur lequel porte l'audit comporte 7 critères et 32 indicateurs ; votre périmètre réel dépend des catégories d'actions que vous avez déclarées. Chez QF Qualité Formation, nous préparons nos clients en construisant le système qualité dès la création de l'OF, de sorte que la démarche Qualiopi soit intégrée naturellement dans le fonctionnement de la structure — et non vécue comme une contrainte administrative de dernière minute. La conformité documentaire bâtie aux étapes 2 à 7 est directement réutilisable lors de l'audit initial.

Vous voulez dérouler ces 8 étapes sans faux pas ? Découvrez notre accompagnement création d'organisme de formation ou contactez-nous.